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¿Sabes cómo gestionar los datos personales?

proteccion-de-datosEn la gestión diaria de nuestras empresas, muchas veces tenemos que tratar con datos de carácter personal, procedentes de nuestros clientes, de trabajadores, de presupuestos, etc. Esto se ha incrementado aún más por las redes sociales, a través de las que obtenemos numerosos datos de nuestros públicos.

El almacenamiento de estos datos debe de seguir un tratamiento especial y  acorde a lo  establecido en la Ley Orgánica  15/1999 de 13 de Diciembre de Protección de Datos de carácter personal.

Hasta hora el no cumplimiento de la ley, por parte de las empresas, empresarios y profesionales no estaba muy perseguido, pero en los últimos tiempos, es cada vez más común la imposición de sanciones por incumplimiento de esta materia.

A continuación vamos a hacer un breve resumen de cómo podemos realizar la gestión de datos de carácter personal en nuestras empresas.

¿ Qué se  entiende por dato de carácter personalCualquier dato que forme parte de la esfera privada y que pueda ser utilizada para identificar , conocer y evaluar la personalidad de una persona.

¿Qué tipo de datos de carácter personal existen? Dependiendo del tipo de datos : BÁSICO, MEDIO Y ALTO , variará las medidas de seguridad exigibles a los ficheros .

– En el nivel básico encontramos datos identificadores, datos de características personales, datos de circunstancias sociales, datos de empleo, académicos, transacciones bancarias y datos económicos financieros y de seguros.

– En el medio, datos de infracciones administrativas, penales, Hacienda Pública, Seguridad Social, etc.

– Y, por último, en el nivel alto: ideologías u opciones políticas, afiliación sindical, religión, creencias,…

¿Cuáles son los pasos que hay que seguir para el tratamiento de datos de carácter personal? En términos generales, podemos enumerar los pasos en la gestión del tratamiento de datos en  los siguientes:

1. RECOGIDA DE DATOS Y CLASIFICACIÓN EN FICHEROS

2. NOTIFICACIÓN DE FICHEROS A LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS

3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS OBLIGATORIOS EN LA PROTECCIÓN DE DATOS: DOCUMENTO DE SEGURIDAD

Dependiendo de la  naturaleza del tipo de dato: registro de incidencias, Libro registro de autorizaciones, libro de registro de soportes y registro de auditorías.

4. OBLIGACIONES EN LA GESTIÓN DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

  • Elaborar un documento de seguridad, donde estarán identificados los usuarios, las funciones de control y las autorizaciones delegadas.
  • Cada usuario firmará un compromiso de confidencialidad con la empresa.
  • Realización una vez por semana de una copia de los ficheros, a no ser que no se hubiera producido alguna actualización. Igualmente se establecerá un procedimiento para la recuperación de los datos que garantice la reconstrucción al momento anterior de producirse la pérdida o la destrucción.
  • Actualización una vez al año de las contraseñas de los usuarios de los datos.
  • Garantizar el conocimiento y el consentimiento del titular de los datos que van a ser incorporados en el fichero.

5. RELACIONES CON TERCEROS EN LA PROTECCIÓN DE DATOS

Aquellas personas ajenas a la empresa, como sus trabajadores, que tengan acceso a datos de carácter personal de la sociedad, tendrán que firmar un contrato de confidencialidad donde estos terceros se comprometan a no divulgar los datos de carácter personal.

Esperamos que con estas notas, nuestros usuarios puedan hacerse una idea general del tratamiento de datos de carácter personal. Cualquier duda o sugerencia no duden en hacérnosla llegar a través de nuestra web.

Carmen Aguado 

Colegiada nº 91.574 del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid

Asesora Jurídico-Financiera de Trending Topic Comunicación

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